Pengurusan

Assalamualaikum dan salam bahagia kepada anda. Mat Santun kembali lagi tetapi  kali ini membawakan segmen Pengkongsian Ilmu pula. Paparan di bawah ini adalah berkaitan dengan pengurusan di mana terdapat 5 elemen yang penting di dalamnya. Baiklah, Mat Santun tinggalkan anda dengan paparan ini. Semoga mendapat serba sedikit ilmu pengetahuan.

Pengurusan merujuk kepada fungsi, proses dan aktiviti merancang, mengorganisasi, memimpin, dan mengawal usaha semua ahli organisasi serta menggunakan sumber organisasi untuk mencapai objektif organisasi yang telah ditetapkan dengan cekap dan berkesan. Daripada definesi ini, dapatlah disimpulkan bahawa terdapatnya 5 elemen penting yang perlu diberikan tumpuan iaitu:

·         Perancangan

·         Pengorganisasian

·         Tenaga Kerja

·         Kepimpinan

·         Kawalan

1.0 perancangan

Langkah pertama dalam pengurusan ialah perancangan. Perancangan merupakan satu proses melibatkan pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai dan menentukan tindakan yang paling sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat organisasi. Perancangan mempunyai beberapa tahap iaitu:

·         Rancangan stratergik

Satu plan tindakan jangka panjang menyeluruh, yang disediakan untuk mencapai matlamat organisasi yang telah ditetapkan dalam tempo!' 5- 10 tahun yang akan datang.

·         RANCANGAN TAKTIKAL

Rancangan jangka masa sederhana(1- 5 thn) yang melibatkan pengagihan sumber kepada jabatan atau cawangan; memenuhi matlamat yang spesifik yang dinyatakan dalam misi.

·         RANCANGAN OPERASI

skop lebih sempit dan lebih khusus untuk satu-satu unit kerja atau individu yang berkaitan dengan output; merupakan rancangan harian yang lebih khusus untuk tempoh 30 hari hingga 1 tahun.

2.0 pengorganisasian

Langkah kedua ialah pengorganisasian yang merupakan satu proses yang melibatkan pengurus menyusun dan mengagihkan sumber2 mengorganisasi untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar matlamat organisasi tercapai. Pengorganisasian terdiri daripada pengurusan sumber, aktiviti dan struktur organisasi.

Bagi pengurusan sumber, ia boleh melibatkan sumber kewangan serta sumber manusia. Contohnya, sekiranya diadakan Hari Sukan peringkat sekolah, maka sumber kewangan perlu ada bagi membiayai kos pembelian hadiah kepada atlet yang menang. Sumber kewangan juga diperlukan untuk membiayai kos makanan semasa program itu dijalankan. Sementara sumber manusia melibatkan pelajar sekolah yang mengambil bahagian dalam acara sukan. Sumber manusia juga boleh terdiri daripada pegawai sukan dan pengadil.

Elemen kedua dalam pengorganisasian ialah aktiviti. Dalam mengadakan sesuatu acara, wajar bagi sesuatu acara itu dirangka terlebih awal aktiviti yang bakal diadakan. Hal ini adalah untuk memastikan kelancaran pada acara mengikut waktu waktu yang telah ditetapkan.

Akhir sekali dalam pengorganisasian ialah struktur organisasi. Pengurus perlu membentuk carta organisasi yang terdiri daripada 4 jawatan atasan(pengerusi, naib pengerusi, setiausaha dan bendahari) serta ahli jawatankuasa yang sesuai dengan acara. Hal ini bertujuan untuk membahagikan tugas supaya tidak berlaku sebarang pemusatan kuasa atau pertindihan kuasa. Sekiranya diadakan Hari Sukan sekolah, maka ahli jawatankuasa yang boleh dibentuk adalah seperti:

·         AJK pementasan

·         AJK hadiah

·         AJK penyambut tetamu

·         AJK jamuan

·         AJK penyusunan kerja

·         AJK padang

3.0 tenaga kerja

Langkah yang ketiga ialah mengklasifikasikan tenaga kerja(staffing). Tenaga kerja bawahan perlu dibahagikan tugas mengikut kemahiran serta kepakaran mereka dalam bidang masing-masing. Sekiranya semua unit organisasi melakukan tugas yang telah diberikan, maka sesuatu acara itu akan mudah dijayakan.

Sebagai contoh dalam menjayakan temasya Hari Sukan sekolah, spesifikasi tugas adalah penting memandangkan acara ini boleh dianggap besar lebih lebih lagi melibatkan semua pelajar di sekolah tersebut. Oleh itu, penaung(pengetua sekolah) berperanan untuk memberikan kebenaran untuk menjalankan aktiviti di sekolah(padang) dan menyokong keseluruhan program. Penasihat pula perperanan menasihati, membimbing, pendamping, pendorong dan membantu secara keseluruhan acara. Sementara tugas yang lebih banyak akan dipimpin oleh 4 jawatan atasan serta ahli ahli jawatankuasa yang terlibat daripada guru sehinggalah pelajar.

4.0 Kepimpinan

Seterusnya, langkah yang keempat ialah kepimpinan iaitu satu proses yang melibatkan pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka dapat melaksanakan tugas yang diberikan dengan cekap dan berkesan untuk mencapai matlamat organisasi. Dalam elemen kepimpinan ini ada dua perkara penting iaitu gaya kepimpinan serta factor kejayaan.

4.1 Gaya kepimpinan

Dalam pengurusan, terdapat tiga gaya kepimpinan yang disenaraikan iaitu:

·         Gaya laissez-faire/bebas

Gaya kepimpinan ini  kurang mengawal pekerja. Selalunya pengurus jenis ini suka memberikan kebebasan kepada orang bawahan. Apa yang penting matlamat organisasi dapat dicapai dengan jayanya.

·         Gaya demokratik/penglibatan

Menitik beratkan output dan hal ehwal pekerja. Pemimpin ini memberikan peluang kepada orang bawahan memberikan pendapatnya. Pemimpin akan memberi pertimbangan terhadap sebarang cadangan pekerja bawahan. Wujud komunikasi dua hala. Namun pemimpin mengambil masa yang agak lama untuk membuat keputusan.

·         Gaya Autokratik

Menitik-beratkan hal-hal penyapaian matlamat melalui operasi tugas yang berkesan. Pemimpin ini mengamalkan komunikasi sehala di mana semua keputusan adalah di tangannya. Orang bawahan hanya menerima arahan dan melaksanakannya mengikut arahan pemimpin. Proses membuat keputusan lebih tepat kerana tidak memerlukan pandangan ramai pihak.

4.2 faktor kejayaan

Memang tidak dinafikan bahawa kejayaan sesuatu acara itu bergantung kepada usaha dan kemahiran pengurus dalam mengemudi anak anak buahnya demi menghasilkan sesuatu kejayaan. Oleh itu, seseorang pengurus perlu mempunyai potensi diri untuk mencapai perkara tersebut. Antara factor kejayaan pengurus yang utama ialah memiliki ilmu kepakaran dalam bidang pengurusan. Di samping itu, minat serta pengalaman juga berupaya untuk mencerahkan lagi kejayaan seseorang pengurus. Tidak dilupa juga pengurus perlu mempunyai nilai nilai murni serta sikap sebagai seorang pemimpin.

5.0 Kawalan

Langkah terakhir dalam pengurusan ialah kawalan. Kawalan merupakan proses di mana pengurus memantau prestasi semasa dan mengambil tindakan untuk memastikan hasil akhir tercapai seperti yang dijangkakan. Tindakan memastikan aktiviti organisasi dilaksanakan mengikut rancangan yang telah dibuat pada peringkat awal.

Sebagai contoh, dalam pengurusan Hari Sukan sekolah, pengetua sekolah perlu melangsungkan mesyuarat bersama jawatan atasan bagi membincangkan sejauh mana kelancaran kerja berlaku. Mesyuarat ini perlu diadakan beberapa kali sehinggalah acara itu dapat dilangsungkan dengan jayanya.

Seindah bahasa, Sesantun bicara, Semurni pekerti